الموازنة التقديرية Budgeting

 

أساسيات الموازنة وما بعد ذلك             Budget Basic and Beyond

 

 

المحتويات

 

v    ما هي ولماذا الموازنة مقدمة

v    التخطيط الأستراتيجي والموازنة  : المعالجة ، الأعداد والرقابة

v    إدارة الموازنة : تقرير ، تحليل وتقييم

v    نقطة التعادل و تحليل هامش المساهمة : تكلفة الربح وحجم  التغير

v    تخطيط الربح : الهدف الوصول وتحقيق الغاية

v    الموازنة الرئيسية : عبقرية التوقعات وخطط الربح

v    سلوكيات التكاليف : التركيز على الموازنة المرنة

v    تقييم الأداء : باستعمال تحليل المتغيرات

v    تكاليف التصنيع : توقعات المبيعات والموازنة الواقعية

v    التسويق : موازنة المبيعات الدعاية والتوزيع

v    أبحاث وتطوير الموازنة في خطط طويلة الأمد

v    المصاريف الأدارية والعمومية : موازنة لأعلى إنتاجية

v    مصاريف راسمالية : أصول سوف يتم شرائها ، تباع او يتم التخلص منها

v    التوقعات والتخطيط : تقليل المخاطر في قرارات التسويق

v    المتوسط المتحرك والتنقيات السهلة والتوقعات الكمية

v    التحليل الأرتدادي : ونظام توقعات مبسط لمبيعات

v    الموازنة النقدية وتوقعات التدفقات النقدية

v    نماذج مالية : أدوات للموازنة والتخطيط للربح

v    نماذج برامج : برامج وأنظمة كمبيوتر – وبرامج صفحات عمل

v    موازنة راس المال : أختيار الأستثمارات طويلة الأجل الأمثل

v    الموازنة من الصفر : الأولية لأفضل لتوزيع المصادر

v    تقييم المدارء وتقييمهم على مستوى الأقسام

v    الموازنة لشركات الخدمات .

 

ما هي ولماذا الموازنة مقدمة                            The What and Why of Budget

 

الموازنة تعريفها الشكلي بانها تعبير “التخطيط” ، هي الأهداف وموضعية المدارء التي تقوم بتغطية كافة جوانب العمليات خلال الوقت المحدد . الموازنه هي ادوات تزويد الأهداف وفن الأخراج كذلك تزود الموازنه الرقابه على  تاثيرات البيئة المباشرة وتساعد بالسيطرة على كافة جوانب المالية للوظيفة والقسم وتعالج المشاكل قبل حدوثها . الموازنة تركز على اهمية تقييم الخيارات المطروحة قبل تطبيق القرارات فعليا.

الموازنة هي خطة مالية للرقابة على مستقبل العمليات والنشاط والنتائج ، يتم التعبير عنها بالأرقام بالدولار بالدينار بالوحدات بالساعات بالعمالة وهي تحتاج ان تعمل بشكل فعال وبكفاءة . الموازنة تسهل الرقابة والأتصال وكذلك تزود العمالة بالحوافز المالية المرضية في حالة تحقيقهم الهدف المنشود .

الموازنه توزع الموارد المالية لتحقيق الغاية المنشودة . الموازنه ممكن ان تستغرق أي فترة زمنية او محاسبية ممكن ان تكون لمدة سنة او اقل وقد تكون الموازنة متوسطه لفترة من سنتان الي ثلاثة سنوات اوموزازنه طويلة الأجل هي من ثلاث سنوات او اكثر . طبعا الموازنه قصيرة الأجل تعطي تفاصيل اكثر وتكون اكثر تحديد الموزانة المتوسطة يبحث في المشاريع الحالية التي تعد وتجهز البرامج ضرورية لتحقيق أهداف  الموازنة طويلة الأجل . الموازنة الطويلة تكون كبيرة ويمكن تحويلها الي موزانة قصيرة لمدة سنة . فترة الموازنه يتفاوت ويتغير حسب أهدافها المستعملة ،وحسب إمكانية الأعتماد علي البيانات المستعملة في الأعداد . أن فترة الموزانة مشروطه بإخطار المنشأة ، المبيعات ، ثبات العمليات ، طرق الأنتاج وطول فترة دورة النشاط .

هناك علاقة لا لبس فيها بين تخطيط للموازنة طويلة الأمد والموازنة قصيرة الأمد للمنشاة او الوحدة الأقتصادية . ان القدرة على مقابلة أهداف الموازنة الأقرب سوف يحرك المنشاة في أتجاه إنجاز أهداف الموازنة طويلة الأمد . يتم إعداد الموازنة ككل وتحتوي  كل مكوناتها القطاعية بما فيها الأقسام الأدارات ،المنتجات ، المشاريع ، الخدمات ، العمالة والمناطق الجغرافية . تعتبر الموازنة إداة مساعدة في إتخاذ القرارات والقياس ولتعاون جهود مختلفة المجموعات في الكيان القانوني . الموازنة تلقي الضوء على تفاعل كافة القطاعات في المنشاة الأقتصادية . على سبيل المثال الموازنة تعد للوحدات او المنتجات ضمن القسم أمثال خط الأنتاج للقسم نفسه في الدائرة التي تحتوى على عدد من الأقسام الأخرى للشركة . الموازنة الشاملة هي تعبير كامل لتخطيط للعمليات الشركة لفترة زمنية تشمل على النشاط الأنتاجي والغير إنتاجي . الموازنة يجب  ان تضع الأولويات خلال الوحدة الأقتصادية وهي تكون في شكل خطة مشروع او إستراتيجية والموازنة تأخذ بعين الأعتبار العامل الخارجي مثل إتجاهات  السوق الظروف الأقتصادية والأمور المماثلة .الموازنة يجب ان تضع قائمة الفرضيات ، الأهداف المنشودة وجدول الأعمال قبل البدء في العمل وتطبيق الأرقام .

الخطوة الأولى في إعداد الموازنة هو تقدير إجمالي ،الأهداف الأستراتيجية ، إستراتيجية الشركة ، والتي يتم تحويلها فيهما بعد إلى أهداف طويلة الأمد ، موازنة سنوية وخطط العمليات . أهداف الشركة تحتوي زيادة الأيرادات تخفيض التكاليف ، المبيعات ، حجم الأنتاج والعائد على الأستثمار و نوعية المنتج والخدمات . تحتاج الموازنة الي التحليل ودراسة المعلومات التاريخية والأتجاهات الحالية ومبدأ الصناعة . الموزانه ممكن اعدادها للأيرادات المتوقعه ، التكاليف ، الأرباح ، التدفقات النقدية مشتريات الأنتاج ، صافي القيمة . الموزانة يجب ان يتم إعدادها لكافة القطاعات الأساسية للوحدة الأقتصادية . التقنية والتفاصيل في أعداد الموازنة مراجعتها والموافقة عليها يختلف من بين الشركات طبعا الموازنة يجب ان تحاك او توضع لكل شركة حسب حاجاتها الفردية .

هناك خمسة مناطق مهمة في الموازنة وهي :

Ø     التخطيط                Planning

Ø     التنسيق                 Coordinating

Ø     التوجيه                 Directing                        

Ø     التحليل                 Analyzing    

Ø     الرقابة                  Controlling

 

 

الموزانة تربط بين الخطط الغير مالية والرقابة بشكلي إداري يومي على الخطط والرقابة التي تم وضعها لتحقيق نتائج دخل ووضع مالي مرضي . الموازنة الناجحه تحتاج وجود العناصر التالية  :

 

v    القدرة على التنبؤ والتوقع

v    قنوات واضحة لأتصال وتحديد الصلاحيات والمسئوليات

v    محاسبة لها القدرة على إعطاء معلومات دقيقة وحقيقية وزمنية يمكن الأعتماد عليها

v    توافق والمقدرة على فهم المعلومات

v    التأييد من كافة أقسام المنشاة الأدارة العاليا – الوسط والسفلى

 

الموازنة يجب ان يتم مراجعتها من ضمن فريق  المجموعة ككل حتي يكون هناك فهم واسع لهذه الأفكار . أرقام الموازنه يجب ان تكون صادقة لتأكيد  الثقة بين جميع الأطراف الذين يعملون على الموزانة . على مستوى الشركة فانه يتم التحقق من المبيعات والانتاج لتقدير حجم الدخل والتدفقات المالية المتوقعه لشركة . على مستوى الأقسام يتم التا:كد من ناتج الأعمال على التكلفة على مستوى الأقسام الموازنة تظهر مدى توفر المصادر ومتى سوف يتم تنفيذها لتحقيق الأهداف المنشودة في هذه الموازنة .

تعتبر الموازنة اداة مفيدة في توزيع المصادر مثل المكائن الأيدي العاملة . تغير العمالة عمل جداول للأنتاج ونشاط الشركة . الموازنة تساعد على المحافظة على الأنفاق حسب الخط المسموح به والمحدد . طبعا يجب ان يؤخذ بعين الأعتبار كافة الخيارات المطروحة لعمليات الشركة . الموازنة بالأقسام ومراكز المسئولية . يجب ان تنعكس على الأهداف والموضوعية للقسم على كافة مستويات المنشاة . الموازنة تساعد الأقسام والمدراء التسويق ، الموارد البشرية ، الهندسة العمليات التوزيع والتسهيلات .

كما ذكرنا في الموازنه يجب ان يؤخذ بعين الأعتبارفي الشركة   للعمالة Manpower  وجداول الانتاج ، والعلاقات بين العمال ، الأسعار ، المصادر ، تقديم منتجات جديدة ،التطوير ، دورة  المواد الخام ، توجهات التكنولوجيا ، مستوى المخزون ، نسبة العائد ، زوال منتج او خدمات ، حقيقة المعلمومات المدخلة ، ثبات السوق او الصناعة ، الموسمية ، الحاجة للتمويل ،التسويق والتوزيع .

كذلك الموازنة يجب ان تأخذ بعين الأعتبار الظروف السياسية والأقتصادية ، المنافسة ، التغير في قاعدة الزبائن والذوق العام وحصة السوق . الموزانة يجب ان تكون مفهومة سهلة المنال والتنفيذ . كذلك يجب ان تكون مرنة إبداعية لمواجهة الظروف والحالات الطارئة مرنة بمساعدة بموازنة متغيرة ، موزانات إحتياطية ، متغيرات مرخصة ومسموح بها وان تكون جاهزة للمراجعة والتنقيح . الموزانة يجب ان تكون الكترونية موضوعة على الحاسوب لمساعدة في أحتمالات ماذا لو What-If التحليلي . الموزانة المرنة تحسن من خلال الخيارات المطروحة في الموزانة لمواجهة كل الطواري بدل من إتخاذ قرارات غير مدروسة في نفس اللحظة لمواجهة الطواري . كما هو معروف ومدروس في الموازنة في حالة تغير عامل من عوامل الموازنة عامل اخر سوف يتغير بتغير المعادلة التي تربط هذه العوامل مع بعضها البعض . العوامل الداخلية يمكن السيطرة عليها ولكن العوامل الخارجية من الصعب السيطرة عليها العوامل الداخلية تحتوى على المخاطر وعلى إختراع منتجات جديدة . التنبؤ وهو التوقع بنتائج الأحداث وهي نقطة اساسية في البداية في الموازنة . الموزانة هي خطة لنتائج والرقابة على إنجاز هذه النتائج . الموازنة هي أداة ونجاحها يعتمدعلى مدى تطبيق العاملين لها والألتزام بما جاء فيها .

في فترات الكساد الأقتصادي الموازنة الصحيحة تكون فرص نجاحها كبيرة أما الموازنة الغير كاملة والمهملة التي تم إعدادها بشكل جيد يؤدي لفشل الشركة في تحقيق إهدافها ويمكن خروجها من السوق وإفلاسها .

سوف نقوم بذكر انواع التخطيط  انواع الموازنات ، معالجة ومراحل الموازنات ، التنسيق في الموازنات ، موزانات الأقسام ، المقارنة بين النتائج الفعلية والموازنة ، تنقيح الموزانات ونقاط الضعف ، الرقابة والتدقيق ، والمشاركة في الموازنة ومعرفة المحترفون في الموازنة والمخادعون .

 

اعتقد ان هذه المقدمة اعطت شرح موجز عن مفهوم الموازنة وما الذي يجب ان تحتويه وماهي الموزانة وسوف نقوم  بشرح مفصل عن  التخطيط وانواع الموازنة ولكن في حلقات لاحقة أن شاء الله

 

 

التخطيط                            Planning

 

الموازنة هي تخطيط ونظام رقابي . الموزانه Budgeting  توصل لجميع العاملين ما هو المطلوب منهم تحقيقه . التخطيط يقرر النشاطات الواجب أنجازها لتحقيق الغاية والأهداف المنشودة . التخطيط يحتاج لها حيث من خلاله تستطيع الشركة إدارة الأقسام وكافة قطاعتها التجارية بنجاح . انها تضع ما الذي يجب عمله ومتي يجب عمله ومن سوف يقوم بعمله . التخطيط يقوم بتقدير الأهداف وتقييم  الخيارات خلال فترة النشاط ووضع الخيارات البديلة ضمن البرامج الموافق عليها . يجب ان يكون هناك إتصال بين كافة قطاعات الشركة . الموازنة Budgeting  هي المخطط blueprint  للأعمال المتوقعه والتشكيل لمرحلية  الخطة . يتم إعداد الخطة على اساس الكميات وعلى أساس مالي ومادي .

الموازنة يتم تنفيذها بناء على التحريات والدراسات والتحاليل  الميدانية . كافة المشاكل الذي إمكانية حدوثها يتم دراستها ووضع الحلول لها. الموازنة تعد التخطيط وتغطي كافة مراحل عمليات الشركة . خطة ذات مربحية هي ما تتوقعه الشركة أن تتبعه لتحقيق أهدافها الربحية . المدارء يجب ان يتم تشجيهم لتنفيذ كافة الموازنة الموضوع بكافة مراحلها. المدارء يجب ان يتم تقديرهم لتوفير وتخفيض المصاريف . إجتماعات للتخطيط للموازنة يجب ان تعقد بشكل دوري وروتيني لمناقشة عدد العمالة ، ا لمصادر ، الأهداف والوقت المراد لتنفيذ هذه الموازنة .

 

أنواع الموازنات                             Types of Budget

 

انه من الضروري ان تألف انواع الموازنات  وكيفية ترابط هذه الموازنات وان تفهم الصورة الكاملة لترابط هذه الموازنات وكيفية عملها وتناسقها . أنواع الموازنات تنقسم الي الرئيسية او العمليات ( لقائمة الدخل تشمل العناصر التي تؤثر على الأيرادات المصاريف ) المالية ( لعناصر الميزانية ) نقدية ، إحصائية (ثابتة) موازنة مرنة موزانة المصاريف الراسمالية ( الوسائل) موازنة البرامج ( الأبحات التطوير كيفية التطبيق )

 

 

الموازنة الرئيسية                  Master Budget

 

الموازنة الرئيسية هي موازنة مالية موازنة خطط التشغيل  كاملة شاملة لسنة مالية او ربع مالية وهي عبارة عن عدة موازنات فرعية يتم تجميعها مع بعضها البعض لتلخيص طبيعة عمل كل موازنة وشكل هذه الموازنة يعتمد على طبيعة وحجم نشاط الوحدة الأقتصادية .

 

 

الموازنة المالية والتشغيلية                  Operating & Financial Budget

 

الموازنة التشغيلية تتعلق بسعر المنتج او الخدمات التي يتم أنتاجها او تقديمها ، الموازنة المالية تقوم بفحص عناصر الميزانية من أصول والألتزامات مالية وحقوق الشركاء ومدى الصحة المالية للشركة .

 

 

الموازنة النقدية                     Cash Budget

 

الموازنة النقدية هي لتخطيط والرقابة على النقدية وهي تضع التوقعات لنقد الصادر والنقد الوارد حركة التدفقات النقدية ، الموازنة النقدية تعمل لسيطرة على النقدية وكيفية إستغلال الفائض ومعالجة النقص في النقدية وهي بالعادة تحتوي على اربع نقاط كالاتي :

 

1.     النقدية المستلمة : الرصيد الأفتتاحي لنقدية ،والنقدية المستلمة من الزبائن واية مبالغ مستلمة اخرى

2.     التوزيعات النقدية : وهي المبالغ المصروفة وأين سوف يتم صرفها وللغرض المصروفه من اجله

3.     النقدية الزيادة او العجز وهي الفرق بين النقدية المستلمة والنقدية المصروفة

4.     التمويل النقدي : وهي تحديد مصادر التمويل الخارجي وكيفية الحصول عليها

 

 

الموازنة الثابتة           Static (Fixed ) Budget

 

هي الموازنات الثابتة وهي تستعمل في الشركات الثابتة وعندما لايكون للأقسام  هناك علاقة مع المبيعات او الأنتاج وأعمال الأقسام يتم بناء على تعليمات المدارء وليس على حجم المبيعات

 

الموازنة المرنة ( المصاريف )            Flexible (Expenses) Budget

 

وهذه النوعية من الموازنات الأكثر إستعمال في الشركات وهي تسمح بالمتغيرات ومواجة الحالات الطارئة الغير متوقعه ، انها موازنة ديناميكية بكافة المعاني ويمكن إعادة على الكمبيوتر بأستعمال الأكسل . الموازنة المرنة تكون فعالة في حالة التغيرات حدثت خلال مجال ضيق . هناك اربع عناصر رئيسية لأعداد الموازنة المرنة والتي يجب ان تؤخذ بعين الأعتبار :

1.     تحديد المجال ذو العلاقة الذي سوف يحدث فيه التغير خلال فترة الموازنة او السنة

2.     تحليل المصاريف التي سوف تحدث خلال المجال ذو العلاقة من خلال تحديد سلوكيات المصاريف هل هي مصاريف ثابتة متغيرة واو خليط من الأثنين

3.     الفصل بين المصاريف على اساس السلوكيات Cost Behavior  وتحديد المعادلة للمصاريف المتغيرة او الخليط Mixed Cost

4.     إستعمال معادلة لتكاليف المتغيرة إعداد موزانة تظهر التكاليف التي سوف تحدث خلال مختلف النقاط خلال المجال ذو العلاقة

 

ونتيجة للحيرة يتم توقع ثلاثة موازناة متاصلة وهي :

 

v    موازنة متفائلة                                Optimistic

v    موازنة متشائمة                              pessimistic

v    موازنة متوازنة بين المستويين             Balanced in between the level

 

 

موزانة الأنفاق الراسمالي                            Capital Expenditure Budget

 

الموازنة الأنفاق الراسمالي هي عبارة عن قائمة من المشاريع طويلة الأجل  التي سوف مقاولتها وراس المال ( موجودات ثابتة مثل المعدات المكائن) سوف  يتم أخذهااو حيازتها . التكاليف المتوقعة لهذه المشاريع  ووقت الأنفاق الراسمالي تعدد كيف الأصول الراسمالية سوف يتم تويلها . عادة فترة هذه النوعية من الموازنات تمتد من 3 الي 10 سنوات ولجنة المشاريع الراسمالية تكون منفصلة عن لجنة الموازنات ويتم تشكيل هذه اللجنة  فقط من أجل المشاريع الراسمالية وعادة موازنات الأنفاق الراسمالية تقوم بتصنيف المشاريع بصورة فردية على اساس الأهداف :

 

v    توسيع او تطوير خطوط الأنتاج الحالية

v    تخفيظ التكاليف والأستبدال

v    تطوير منتجات جديدة

v    إنفاق الصحة والسلامة

 

طبعا عدم توفر النقدية او نقصها قد يؤدي لعدم الموافقة على هذه المشاريع . الموافقة على هذه المشاريع يعني الموافقة على المبادئ والأساسيات مع ذلك الموافقة على هذه المشاريع ليست تلقائية او أوتوماتيكية من اجل الحصول على الموافقة الرئيسيية موافقة خاصة للمشروع كذلك يتوجب تفصيل كافة المقترحات بالتفصيل والموافقة يتوجب الحصول عليها على كافة مستويات الأدارة ويتعتمد على مدى أهميتها

 

 

موازنة البرنامج                    Program Budget

 

البرمجة يتم عملها على إساس البرنامج وكم من المبالغ النقدية سوف يراد  لها وهذه التطبيقات او البرامج يحتاج لها في خطوط الأنتاج وتطويرها. يتم تحديد المصادر والطرق التي سوف يتم تطبيقها ومراجعة برامج خطوط الأنتاج . بعض نشاطات البرامج هذه تحتاج لأبحاث ودراسات تسويق تدريب وصيانة والهندسة وعلاقات عامة على هذا الأساس أرقام الميزانية يجب ان يتم شرحها بالتفصيل حيث لا نستيطيع ربط مسئؤلية هذه الأرقام مع الأشخاص معين . هذه النوعية من الموازنات يتم حسب الرغبة تسمى زيادة – إضافية add-on  ملحق supplement budget  - موازنه بين قوسين Bracket  وغيره

 

 

موازنة متعلقة بالنمو               Incremental Budget

 

الموازنة المتعلقة بالزيادة  يشير الي الزيادة في شروط الموازنة بالدولار او النسبة المئوية بدون اخذ بعين الأعتبار المتراكم في هيكل الموازنة . قد يحدث زيادة على على المشاريع وهو يحتاج لزيادة إضافية من المصادر والعمالة لتنفيذ المشروع .

 

 

موازنة إضافية أواضافة           Add-on Budget

الموازنة الأضافية هي موازنة تتعلق بالسنة السابقة يتم تعديلها حسب ا لمعلومات الحالية مثل التضخم الزيادة في العمالة يتم إضافة النقدية لتلبية الأحتياجات الجديدة .

 

موازنة ملحقه                       Supplement Budget

 

الموازنة الملحق تزود أموال أضافية الي المناطق التي لم يتم إدراجها في الموازنة المالوفة او النظامية

 

الموازنة الأسناد                    Bracket Budget

 

موازنة الأسناد هي موازنة خطة إسناد للطوري حيث التكاليف تم تصور على أسعار اعلى او أقل من مستوى مبلغ  القاعدة. المبيعات يتم التنبؤ لهذه المستويات . الهدف من هذه النظرية إذا كان موازنة القاعدة ونتائج المبيعاتالخطة لم تحقق تزود موازنة الأسناد إتجاه بتأثير الأيرادات وخطة مصاريف الطواري . موازنة الطوري تكون مناسبة في حالة وجود أخطار جانبية يتوجب التنباء بها .

 

الموازنة الممتدة                    Stretch Budget

 

الموازنة الممتدة ممكن اعتبارها موازنة طواري في حالة التفائل . عادة هي تقتصر على موازنة المبيعات والتسويق وهي تكون اكثر مما هو متوقع و هي من النادر تطبيقها على المصاريف .

 

الموازنة الأستراتيجية             Strategic Budget

 

الموازنة الأستراتيجية هي إندماج integrate  من الخطة الأستراتيجية ورقابة الموازنة وهي تكون فعالة في حالة الظروف المجهولة والغيرثابتة

 

موزانة سند النشاط                 Activity Based Budget

هي موازنة التكاليف لكل نشاط على حدة – فرديا

 

موازنة الهدف                      Target Budget

 

موزانة الهدف هي خطة حيث فئات الأنفاق الرئيسية او الأساسية يتم مطابقتها مع أهداف الشركة . التشديد على أستنباط طرق لتنبؤ بأموال لدفع الشركة الي الأمام ويجب هنا ان يكون تبرير شديد لكل المبالغ الكبيرة وحاجة المشاريع لها .

 

 

الموازنة المستمرة                  Continuous Budget

 

موازنة مستمرة ويتم مراجعتها بصورة دورية ويتم تعديلها بناء على المتغيرات الجديدة التي تحدث وهي مستمرة في الشركة بصفة دورية وشهرية

 

 

معالجة الموازنة التقديرية                   Budgetary Process

 

الموازنة السليمة معالجتها يتم عبر إيصال أهداف المنشاة وتحديد مصادرها تزويد بالمعلومات المطلوبة وتحفيز العمالة . الموازنة يجب ان تكون محددة القياس معيارية بأستعمال كتيب الموازنة وإستعمال النماذج والقوانين الرسمية ، البرامج ، تقييم البرنامج وتقنية المراجعة، يجب الأحتفاظ بجدول مواعيد الموازنة .

عملية الموازنة المستعملة يجب ان تناسب إحتياجات الشركة . يجب ان تكون متماسك وثابتة مع بناء المنشأة وان تأخذ في حسابها الموارد البشرية .

أن عملية معالجة الموازنة تنشأ الأهداف والسياسات يصيغ الحد الأقصى يسرد إحتياجات المصادر وأعتبار الأنفعالات . فحص الأحتياجات النوعية ، التزويد بالمرونة دمج الفرضيات . معالجة الموازنة يجب ان تأخذ بحذر تحليل الوضع الحالي للشركة . المعالجة تأخذ أطول حيث يزداد تعقيد العمليات .

الموازنة مبنى على تجارب الماضي مضافا اليها إشارة التغيرات في المناخ الحالي هناك ستة خطوات في معالجة الموازنة وهي كالتالي :

 

1.     وضع الأهداف

2.     تحليل المصادر المتوفرة

3.     يفاوض ويثمن محتويات الموازنة

4.     ينسق ويراجع محتويات الموازنة

5.     الحصول على الموافقة النهائية

6.     يوزع الموازنة الموافق عليها

 

لجنة الموازنة يجب ان تقوم بمراجعة وتقييم الموازنة لكافة القطاعات تقوم بعمل التوصيات والتعديل على أرقام الموازنة كلما دعت الحاجة لذلك ، الموافقة او عدم الموافقة على الموازنة . اللجنة يجب ان تتواجد لتقديم النصائح في حالة وجود مشاكل في تجميع البيانات او المعلومات المحاسبية .

اللجنة تستطيع عمل التسويات لمختلف أشكال أهتمام معدي ومستعملي الموازنة . أن نجاح معالجة الموازنة تحتاج لتعاون وتنسيق كافة مستويات من خلال المنشاة اوالوحدة الأقتصادية . على سبيل المثال بدون دعم  الأدارة العليا او إدارة العمليات الموازنة سوف تفشل ولن تنجح . أن الأشخاص المنهمكين في الموازنة يجب ان يتم تدريبهم وإرشادهم إلى أهداف ، المنافع ، الخطوات ، الأجراءات . يجب ان يكون هناك رقابة مناسبة على تطبيق الموازنة

أن إعداد الموازنة الشاملة عادة يبدأ يتوقع حجم المبيعات او الخدمات هذا عنصر حاسم الذي يحدد حجم النشاط خلال الفترة . في بعض الحالات قدرة المصنع ، تزويد العمالة او القوى العاملة او توفر المواد الخام قد تكون عنصر نهائي محدد لمبيعات . بعد توقع المبيعات تكلفة الأنتاج ومصاريف العمليات يتم تقديرها . أن فترة الموازنة تختلف حسب طبيعة النشاط للوحدة الأقتصادية ولكنها يجب ان تكون كافية لتحتوي على كامل الدورة الموسمية ، الأنتاج ، دوران المخزون ، النشاط المالي .

يجب إعداد موجر لسياسات الموازنة ويتم تداولها الي المستويات الدنيوية خلال الشركة . المدير في تلك المستويات يتم إعداد خطة عمل للعناصر التي تقع تحت مسئوليتهم .

أن تطبيق الموازنة سوف يحذر الأدارة في حالة وجود او ظهور اية مشاكل ، بمعرفة المشاكل الحلول سوف يتم وضعها وصياغتها بذلك يكون التخطيط المناسب هو سر نجاح الموازنة .

 

من الأسفل للأعلى مقابل من الأعلى للأسفل                 Bottom-Up Versus Top-down

 

خطة الموازنة للنشاط المنشاة المستقبلي ، المدارء يفضلون يشتروكون وتطبيق طريقة من الأسفل الي الأعلى جديرة بالقبول عن من الأعلى إلى الأسفل. طريقة من الأسفل الى الأعلى تبدأ من المستويات الأقل او العمليات (الأقسام ) على اساس اهداف قطاعات مع ذلك مستوى العمليات يتوجب ان يرضى إجمالي أهداف المنشاة . كل قسم تعد موازنتها الخاصة ( تقدير محتويات العمليات لخطوط الأنتاج للقسم ) قبل إندمجها في الموازنة الرئيسية .

المدراء يكونا اكثر حافزا لتحقيق أهداف الموازنة عندما ينهمكون في أعداد الموزانة . على مستوى واضح المشاركة عادة تقود الى دعم كبير للموازنة والكيان ككل واعظم فهم ماذا يراد تحقيقه وإنجازه . من الميزات المشاركة في الموازنة تشمل دقة عظيمة في تقديرات الموازنة. المدارء على مستوى العمليات المباشرة لديهم فهم افضل ماهي النتائج الممكن تحقيقها وعلى أي تكاليف . كذلك المدراء لا يمكن لومهم على عدم تحقيقهم الأهداف الغير واقعية في الموازنة .

على الرغم من أنهماك ومشاركة المستويات المدارء  ألادنى المدارء الأعلى يتوجب يتوجب عليهم المشاركة في تطبيق مراحل الموازنة للتأكد من كافة الأهداف المشتركة لكافة الأقسام ثابتة مع الأهداف الموضوعة للشركة .

الأهداف ممكن ان تحتوى على نسبة النمو Growth Rate  أحتياجات العمالة الأحد الأدني للعائد على الأستثمار والتسعير . في التأثير موازنة الأقسام تستعمل لتقدير الموازنة التنظمية للمنشاة . يتم مراجعة الموازنة يتم تعديلها إذا دعت الحاجة والموافقه عليها على جميع المستويات .

الموزانة من الأسفل الي الأعلي يتم فيها توقع المبيعات بالمنتج او بالتصنيفات الأخرى ومن ثم مبيعات الشركة وحصة السوق . هي الطريقة تستعمل لزيادة الشعور بمستوى مليكة  الوحدة في الموازنة . ان من عيوب هذه النوعية من الموازنة هو إستهلاك وقت الكبير في الأعداد والمشاركة والمداخلات والحقيقة ان عمليات الوحدة ممكن تهمل بعض أهداف الشركة . هذه الطريقة لا تفرض رقابة على المعالجة والنتيجة الموازنة تكون غير موزونة فيما يتعلق بالعلاقة بين المصاريف والأيرادات . السؤال التقليدي متى يتم أعداد الموازنة من الأسفل إلى الأعلى هو : ماهي المصاريف التشجعية المتوقعة ومصاريف السفر للفترة القادمة ؟ ماهي أحتياجات الموظفين ؟ ماهي حجم الزيادة المتوقعة للسنة القادمة ؟ ماهي حجم الكمية التي سوف يحتاج لها ؟

هذه الطريقة خصوصا ضرورية عندما المسئوليات مدير الوحدة من المتوقع ان تكون إبداعية . مدير الوحدة يعلم ما يتوجب تحقيقه وهو يعلم اين هذه الفرص وماهي مناطق المشاكل وحلها واين المصادر وكيف تحديدها .

 

في طريقة من الأعلى إلى الأسفل هيئة مركزية مشتركة تحت المدير التنفيذي او الرئيس يقرر كل أهداف وإستراتيجية الشركة يسرد المصادر ، إعتبار المنافسة ، إعداد الموازنة وعمل التوزيعات .

الأدارة تأخذ بعين الأعتبار المنافسة المناخ الأقتصادي . الأدارة العاليا تعرف أهداف الشركة و الأستراتيجية ، المصادر ، القوة والضعف أهداف الأقسام المتبعةمن خطة العمل .

من الأعلى الي الأسفل عادة تستعمل في الخطط طويلة الأجل . في موازنة من الأعلى إلى الأسفل يحتاج لها عندما تكون الشركة لديها الأتكال المتبادل بين كافة وحدات العمليات ويعزز التعاون .هذه الطريقة أولا تتوقع المبيعات على اساس فحص الأقتصاد وبعدها حصة الشركة في السوق ومن ثم مبيعات الشركة ومن ثم المبيعات للمنتج و الأصناف ألأخرى .

من عيوب هذه الطريقة ان جميع الموظفين المركزين من الممكن ان لا يعرفوا كافة المعلومات المحتاج إليها في إعداد الموازنة خلال كل القطاعات في المنشاة . المدارء على مستوى العمليات لديهم معلومات أكثرومألوف لديهما نشاطات القطاعات . المدارء لن يدعموا او يشاركوا في تنفيذ موزانة لم يكونوا طرفا في إعدادها . مما سوف يخلق عدم الأكتراث . وهذه النوع من الموازنة يكبت ويخنق الأبداع .

 

أن توحيد طريقة من الأعلى إلى الأسفل ومن الأسفل إلى الأعلى يمكن أن يكون التطبيق السليم في بعض الحالات . بعض الشركات الكبيرة الحجم تقوم بدمج هذه الطرق عند إعدادها للموازنة . الشركات الكبيرة تستعمل أي من الطرق التي قد تؤدي للحصول على نتائج إيجابية . قد تستعمل هذه الشركات مزيج من الاتجاهات التي يتم تزويدها من ألأدارة العليا . والأدارة العليا تطور خطة العمل Work Plan  . كل قسم Department  يتوجب عليه تقرير كيفية تطبيق هذه الخطة من طرفهم على وجه التخصيص النظر إلى مصادر والأنفاق الذي سوف يحتاجون له وهذا القياس الكمي quantification  لخطة العمل سواء كانت وحدة القياس النقدي دولار دينار أو اية وحدة نقدية . ويتم مراجعتها لمعرفة إذا كانت تستطيع تحقيق الأهداف المنشودة إذا لم تكن سوف يتم إرجاعها ليعاد تنقيحها وصياغتها بصورة لتصبح على الخط المنشود والحصيلة المرجوة .

ماذا ولماذا وأين هذه للأدارة العليا أم كيف ومن خصصت للأدارة الأدني Bottom  على سبيل المثال شركة مثل PCCC تستعمل الموازنة الشاملة Comprehensive Budget  أو الموازنة الرئيسية Master Budgeting  لتلخيص الأهداف لكافة الوحدات الفرعية والثانوية مثل المبيعات ، الأنتاج، التسويق الأدارة ، المشتريات ، المالية مثل كافة المنشات PCCC تستعمل النسخة الزرقاء Blueprint  للعمليات المخطط لها للفترة الزمنية للدورة المالية .

 

تنسيق الموازنة                                        Budget Coordination

 

لتحقيق الموازنة أهدافها المنشودة والمخطط لها يتوجب أن يكون هناك شخص واحد للرقابة المركزية على سير الموازنة ، يتوجب عليه ان يعمل عن قرب مع الأدارة العامة ومدراء الأقسام والدوائر . الموازنة هي خطة عمل كمي هذا يعاون في التنسيق والتطبيق . الموازنة توصل Communicate  الأهداف الى كافة الأقسام خلال الشركة ، الموازنة تقدم تنسيق الأدارة العليا وتلخيص النتائج المالية للخطة واعمال مختلف الأقسام والواحدات خلال الشركة

الموازنة يتم تأسيسها لكافة الأقسام والقطاعات الرئيسية في الشركة الموازنة يتوجب ان تكون شاملة تحتوي على العلاقات المتبادلة بين الأقسام . أن معالجة الموازنة يتوجب ان تستلم كافة المدخلات Input  من كافة الأقسام لذلك يجب ان يكون هناك تنسيق خلال الشركة . النشاط والتنسيق سوف يحسن من التطبيق عندما يكون هناك تنسيق بين التسويق ، المشتريات ، الموارد البشرية ، وقسم الادارة المالية  

  

  التنسيق يشمل الحصول على والتنظيم والحاجة للأشخاص ، المعدات والمواد الخام لتنفيذ اعمال الشركة أن دعم الموازنة بالتنسيق بين النشاطات المستقله لتأكد أن كافة قطاعات الشركة متوازنة ومتساوية مع البقية ولمعرفة مدى الملائمة لكل منهما . أنها تكشف عن الضعف في هيكل المنشأة .

الموازنة توصل للموظفين ما هو المطلوب منهم تنفيذه تسمح بالأجماع على الأفكار الاستراتيجية والأتجاهات . أن الأتكال والتعاون  المتبادل بين الأقسام والنشاطات يجب ان يؤخد بعين بالأعتبار عند وضع الموازنة . على سبيل المثال مدير المبيعا يعتمد على توفر كميات من البضاعة المنتجة في قسم الأنتاج، قسم الانتاج على كم وحدة سوف يتم بيعها . أن جميع الوحدات والقطاعات في الشركة مكونات الموزانة تعتمد على بعضها البعض ، على سبيل المثال غالبيته المكونات تتأثر بحجم المبيثعات المتوقعة ومستوى المخزون فيما المشتريات مبنى عل الأنتاج المتوقع والمواد الخام في المخزون .

الموزانة تسمح في الأشراف والرقابة . الأشراف يعني المراقبة على النشاطات للتأكد من تفيذها بطريقة فعالة وكافيه خلال الوقت المقدر وثبات الأسعار . الرقابة Controlling  تعني التحقق وفحص وقياس تقدم المصادر والأفراد لانجاز الأهداف المرجوه والمنشوده . يتم عمل مقارنة بين النتائج الفعلية وتوقعات الموازنة لتعرف على المشاكل التي تحتاج لانتباه ومعالجتها .

في المحصله الموازنة يتوجب أن تأخذ بعين الأعتبار كافة احتياجات لكل قسم او نشاطات او علاقة يحتج لها القسم او الوظيفة مع الأقسام والوظائف لذلك الفعاليات والمصادر في الموزانة يجب ان يتم التنسيق بينهما .

 

موزانة القطاعات ( الدوائر او الأقسام )                                         Departmental Budgeting

 

 

 

 

 

 

About these ads

أضف تعليق

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. تسجيل خروج   / تغيير )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s